قانون پارکینسون انجام کارهای بیشتر در مدت زمان کمتر

قانون پارکینسون انجام کارهای بیشتر در مدت زمان کمتر

آیا می‌دانستید برای انجام یک کار هر چقدر به آن وقت اختصاص دهید، آن کار همان‌قدر طول خواهد کشید؟ نام این پدیده قانون پارکینسون است و به شما یاد می‌دهد، چگونه کار‌های بیشتری را در زمان کوتاه‌تر انجام دهید.

یکی از راه‌های مؤثر برای استفاده بهتر از زمان و افزایش بهره‌وری در کارها به کارگیری قانون پارکینسون در پروژه‌ها، وظایف و اهداف‌تان است. این مفهوم برای نخستین بار در سال ۱۹۵۵ توسط سیریل نورث‌کوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson)، نویسنده و مورخ بریتانیایی، در رسانه خبری اکونومیست (The Economist) منتشر شد.

در حقیقت قانون پارکینسون می‌گوید که انجام یک کار به نسبت زمانی که شما به آن اختصاص می‌دهید، طول خواهد کشید. به عبارت دیگر، مقدار زمانی که شما برای انجام یک کار در نظر می‌گیرید، دقیقاً برابر است با مدت زمان به پایان رسیدن همان کار. مثلاً اگر شما مدت زمان سه روز را برای انجام و اتمام یک پروژه در نظر بگیرید، پروژه مورد نظر در همان مدت سه روز به اتمام خواهد رسید. اما اگر شما دو هفته را برای اتمام آن اختصاص دهید، مطمئن باشید که در همان مدت دو هفته به پایان می‌رسد.

هر چه قدر مهلت زمانی برای پایان کار بیشتر شود، به همان میزان فرآیند انجام آن کار نیز طولانی‌تر خواهد شد. گذاشتن زمان اضافی برای انجام یک کار موجب نمی‌شود که شما خروجی با کیفیتی از کار خود داشته باشید. در اغلب موارد، این زمان اضافی و طولانی‌تر شدن کارها و پروژه‌ها، استرس، نگرانی و اضطراب شما را از چگونگی انجام کار افزایش می‌دهد و انجام پروژه را خسته‌کننده و کسل‌کننده می‌کند. بسیاری از افراد، به راحتی زمانشان را با طولانی کردن مدت زمان انجام یک پروژه به هدر می‌دهند.

با درک مفهوم قانون پارکینسون دو سؤال مهم در ذهن شکل می‌گیرد؛ چرا باید از قانون پارکینسون در پروژه‌های خود استفاده کنیم؟ با توجه به اهمیت قانون پارکینسون، چگونه می‌توانیم آن را در کارهای خود به کار ببریم؟

در ادامه مقاله به این سؤال‌ها پاسخ خواهیم داد.

چرا باید از قانون پارکینسون در کارهای خود استفاده کنیم؟

بسیاری از شما در زمان انجام پروژهایتان موقعیت‌هایی شبیه موارد زیر را تجربه کرده‌اید:

– شما برای به پایان رساندن پروژه دو ماه فرصت داشتید؛ اما فقط چند هفته قبل از پایان مهلت پروژه، کار خود را با جدیت تمام شروع کردید و در لحظه آخر آن را به مدیر خود تحویل دادید.

– شما کل مدت ترم دانشگاه را زمان داشتید که مقاله خودتان را بنویسید؛ اما چهار روز مانده به تحویل مقاله شروع به نوشتن آن کردید و در آخرین لحظه تحویل دادید.

همانطور که می‌بینید، بسیاری از افراد انجام کارهای خود را هفته‌ها به تعویق می‌اندازند و فقط در لحظات پایانی مهلت تحویل کار تمام تلاش و کوشش خود را برای به پایان رساندن کارشان انجام می‌دهند. بنابراین این همان دلیلی است که شما باید از قانون پارکینسون در مدیریت زمان پروژه‌ها و کارهای خود استفاده کنید.

ویژگی مهم قانون پارکینسون این است که مهلت پایانی کارها را بسیار کوتاه‌تر از حالتی که شما پیش از این برای کارهایتان مشخص می‌کردید، در نظر می‌گیرد. این کار، شما را مجبور می‌کند تا فقط روی کارهای مهم و ضروری تمرکز نمایید و از به تعویق انداختن کارهایتان خودداری کنید. در حقیقت میزان بهره‌وری شما را در انجام پروژهایتان افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا به نتایج بهتر در مدت زمان کمتر دست یابید.

چگونه قانون پارکینسون را اجرا کنیم؟

اگر شما به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری و کارایی خودتان هستید، قانون پارکینسون می‌تواند به شما کمک نماید. در این بخش قصد داریم فرآیند اجرای این قانون را در ۴ مرحله به شما نشان دهیم.

مرحله اول: بر روی کارهای مهم تمرکز کنید

لازم است در ابتدا تک تک کارهایی را که باید انجام دهید، یادداشت کنید. پس از آن، لیست کارهایتان را بر اساس میزان اهمیتشان تفکیک و صرفاً روی انجام کارهای مهم و اولویت‌دار تمرکز نمایید.

به یاد داشته باشید که کارهای مهم لزوماً به معنای کارهای فوری و ضروری نیستند؛ بنابراین هرگز کارهای ضروری و فوری را با کارهای مهم اشتباه نگیرید.

۵) یک فرآیند عالی برای معارفه و معاشرت سازمانی ایجاد کنید

معارفه و معاشرت سازمانی، اولین تجربه کارمندان جدید است که وارد شرکت می‌شوند؛ بنابراین، ایجاد حس منفی می‌تواند پیامدهای بزرگی را به همراه بیاورد. در حقیقت، افرادی که تجربه معارفه و آشنایی منفی داشته باشند، دو برابر از سایرین به دنبال فرصت جدید دیگری برای خود می‌گردند.

در نتیجه القاء یک تصویر مثبت از برند شرکت در ذهن کارمندان جدید با فرآیند معارفه و معاشرت سازمانی شروع می‌شود. بنابراین، لازم است که شما از همان ابتدا شور و شوق را در کارمندان برای جایگاه شغلی‌شان و تیمشان ایجاد کنید. شما با آموزش مهارت‌ها و دستورالعمل‌های لازم برای بهبود عملکرد کارمندان جدید می‌توانید نرخ جابه‌جایی کارمندان را کاهش و میزان کارایی و اثربخشی آن‌ها را افزایش دهید.

۶)‌ فرصت‌های توسعه فردی و یادگیری را ایجاد کنید

در سال ۲۰۱۸، افراد به این دلیل شغل خود را رها کردند که از کارشان خسته شده بودند و نیاز به چالش‌های جدید داشتند.

اگر شما این امکان را برای کارمندان ایجاد کنید تا فرصت‌های یادگیری را دنبال کنند و در مهارت‌های جدید توانمند، ماهر و ورزیده شوند، در این صورت به اهمیت یادگیری مستمر و پیشرفت تأکید می‌کنید. همچنین با به چالش کشیدن کارمندانتان مطمئن خواهید شد که آن‌ها از شغلشان خسته نخواهند شد و در نتیجه نرخ ماندن کارمندان در شرکت افزایش می‌یابد.

بنابراین، زمانی که کارمندان مهارت‌های جدیدی را یاد می‌گیرند، به کارمندان باارزش‌تری برای شرکت‌تان تبدیل خواهند شد. در این صورت شما برنده خواهید بود.

۷)‌ از ویدئو، پست‌های بلاگ، عکس و اسلایدشو برای بیان داستان شرکت‌تان استفاده کنید

زمانی که شما برای بهبود درک و شناخت از محصول و خدمات‌تان استراتژی طرح‌ریزی می‌کنید، صرفاً پیام خودتان را از طریق یک کانال منتقل نخواهید کرد. در عوض، شما ویدئوها، عکس‌ها، اسلایدشوها، بلاگ‌ها و اشکال دیگری از پیام را آماده می‌کنید تا به مخاطبان بیشتری دسترسی پیدا کنید.

به طور مشابه لازم و ضروری است تا از ویدئوها و عکس و متن‌های باکیفیت برای بیان داستان شرکت‌تان استفاده کنید. می‌توانید مصاحبه‌های کارمندان را در صفحه شغلی شرکت‌تان به اشتراک بگذارید یا از یک اسلایدشو که توسط مدیر ارشد اجرایی (CEO) تولید شده، در صفحه «درباره ما» سایت استفاده کنید.

۸) طرح‌های تنوع و مشارکت کارمندان (D&I – Diversity and Inclusion) را ایجاد کنید

اجازه بدید برای روشن شدن موضوع دو مفهوم زیر را برای شما توضیح دهیم:‌ 

طرح تنوع کارمندان (Diversity Initiative) به معنای پذیرفتن و ارزش دادن به افراد با ویژگی‌های متفاوت از لحاظ سنی، جنسی، نژاد، قومیت، سطح تخصص و … در شرکت است. 

طرح مشارکت کارمندان (Inclusion Initiative) به معنای ایجاد یک محیط کاری قابل احترام، حمایتی و مشارکتی برای افزایش همکاری همه کارمندان در شرکت است.

اگر شما می‌خواهید برند کارفرمای قوی داشته باشید، پس لازم است که به ساختن یک تیم با افراد متنوع (از لحاظ جنسیت، سن، نژاد، قومیت و …) متعهد باشید. مزایای سرمایه‌گذاری روی طرح‌های D&I برای شرکت بسیار زیاد است؛ از جمله می‌توان به تولید ایده‌های خلاقانه‌تر، فرهنگ کاری قوی‌تر و خدمات مشتری بهتر اشاره کرد. اما برای ایجاد برند کارفرمای مثبت لازم است که دسترسی برند شرکت‌تان را به گروه‌های جدیدی از افراد گسترش دهید.

به جای اینکه کارها را بر اساس زمان اتمام آن‌ها ارزیابی کنید، آن‌ها را با توجه به ارزشی که بعد از پایان کار ایجاد می‌کنند، انجام دهید. در عین حال مطمئن باشید که این ارزش‌ها با اهداف و چشم‌انداز فعلی شما مطابقت داشته باشند.

مرحله دوم: زمان مناسب برای هر یک از کارها تعیین کنید

زمان اتمام کارها را بر اساس مدت زمانی که صرف انجام یک کار خاص می‌کنید، تعیین کنید. در این مرحله پیشنهاد می‌شود که فقط روی یک تا سه کار تمرکز نمایید.

مرحله سوم: زمان انجام کارها را به نصف کاهش دهید

با نصف کردن زمان اختصاص داده شده برای اتمام کارها، خودتان را به چالش بیاندازید. به عنوان مثال؛

  • اگر ۳ ساعت را برای نوشتن یک پست بلاگ در نظر گرفته‌اید؛ آن را به یک و نیم ساعت کاهش دهید.
  • اگر معمولاً برای پاسخگویی به ایمیل‌ها مدت زمان یک ساعت را اختصاص داده‌اید؛ سعی کنید آن را به نیم ساعت کاهش دهید.
  • اگر برای تهیه پروپزال مشتریتان دو هفته زمان نیاز دارد؛ سعی کنید آن را در مدت یک هفته انجام دهید.

مهلت‌های زمانی که شما برای انجام کارهایتان در نظر می‌گیرید، این ضرورت را در شما ایجاد می‌کند تا هر چه سریع‌تر کارهای خود را به پایان برسانید. همچنین شما را مجبور می‌کند تا تمرکز بیشتری را در انجام پروژه خودتان داشته باشید.

اما زمانی که شما فرصت بیشتری را برای تکمیل و به پایان رساندن کارهایتان داشته باشید، شما احساس ضرورت، انگیزه و فشار برای انجام را نخواهید داشت. بنابراین وقت خودتان را به راحتی تلف می‌کنید.

زمان خود را کوتاه‌تر کنید تا به نتیجه بهتری در کارهایتان برسید.

مرحله چهارم: برنامه زمان‌بندی خود را اجرا، بازبینی و بازنگری کنید

تا اینجا لیست کارهای مهم و مدت زمان آن‌ها را تعیین کرده‌اید. در این مرحله لازم است که آن‌ها را اجرا کنید. سپس میزان کارایی و بهره‌وری عملکردتان را ارزیابی کنید. در این مرحله از خودتان این سؤال مهم را بپرسید: «آیا در مدت زمان‌های کوتاه و یا محدود برای اتمام پروژه دچار استرس می‌شوید؟»

استرس علاوه بر اینکه می‌تواند در شما انگیزه تمرکز کردن بر روی انجام پروژه را ایجاد کند، در حین حال می‌تواند آثار مخربی را هم به دنبال داشته باشد و موجب کاهش کارایی شما گردد. بنابراین لازم است که میزان مناسب استرس را مشخص نمایید. تعیین میزان استرس مثبت می‌تواند به شما در تعیین مدت زمان اتمام یک پروژه کمک کند.

مثلاً اگر می‌توانید به راحتی پروژه را در نیمی از زمان اختصاص داده شده به پایان برسانید؛ زمان انجام کار را تا ۱۰ و یا ۲۰ درصد کاهش دهید. اما اگر مهلت زمانی اتمام کار، استرس شما را به شدت افزایش می‌دهد، ۱۰ و یا ۲۰ درصد به زمان موردنظر اضافه کنید.

سخن پایانی

با استفاده از قانون پارکینسون می‌توانید مدیریت بهتری برای زمان خود داشته باشید و کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهید. در این صورت میزان بهره‌وری شما در انجام کارهایتان افزایش می‌یابد و انگیزه بیشتری برای انجام کارها و پروژه‌های خود خواهید داشت.